Как снизить нагрузку на работе и при этом получить премию
1. Официальный — обосновать появление помощников
Чтобы подготовиться к разговору о расширении штата:
проанализируйте перечень реальных задач и обязанностей;
определите, какие процессы идут последовательно, а какие — параллельно;
рассчитайте затраты времени на свои основные обязанности;
выявите причины роста нагрузки.
Вы должны пояснить, в связи с чем конкретно увеличилось количество рабочих задач и почему их нельзя перераспределить между другими. Вы должны быть готовы подтвердить, что весь ваш отдел загружен на 100%, если это действительно так.
Составьте план работ
Важно не только озвучить проблему руководителю, но и предложить решение. Какие это могут быть предложения? Вот некоторые из них:
конкретные кандидаты, которые готовы выйти на временную работу по срочному договору;
передача части задач на аутсорсинг, желательно с расчетом стоимости;
пересмотр состава отдела, если в нем есть сотрудники недостаточной квалификации;
отказ от непрофильных для вашего направления функций, закреплённых «исторически» или по решению руководителя.
По всем предложениям вам важно понимать, на сколько именно снижается текущая нагрузка (в часах рабочего дня), если их примут. И ещё один важный нюанс. Если вы действительно нуждаетесь в дополнительных руках, то хорошо подумайте, прежде чем соглашаться заменить свою просьбу доплатой. Это разные вещи. Времени у вас не добавится, руководитель посчитает, что вопрос решён раз и навсегда, а в памяти останется, что кое-какие резервы ещё есть.
2. Неофициальный — воспользоваться 7 способами не уставать на работе и при этом показывать себя хорошим сотрудником
Лень — двигатель прогресса. Многие изобретения были сделаны для того, чтобы получить больший выхлоп при меньших затратах. Патенты регистрирует не каждый, а экономить силы хочется, тем более что выгорание уже давно стало общемировой проблемой. Так как же сохранить энтузиазм и сделать свой труд менее обременительным, оставаясь при этом на хорошем счету у начальства? А вот как ↓
1. Минимизируйте промахи
Соблюдайте правила и распорядок, принятые в компании. Ничто не спасёт, если вы будете систематически опаздывать на полдня или скидывать смешные картинки начальнику в рабочее время. Стоит воздержаться и от прочих «причуд» типа гонок на офисных креслах. Возможно, это слишком очевидно, но постарайтесь иногда смотреть на ситуацию глазами начальника или клиента, от которых зависит ваша зарплата. Например:
Для вас дресс-код — глупость, а для них — уверенность в опрятном виде и работоспособности.
Заполнение лишних бумажек кажется вам бессмысленным, а для них — это отчётность, с помощью которой они оценивают текущую ситуацию и принимают решения.
Работайте с минимумом ошибок: если сделать всё правильно с первого раза, то и свободного времени станет больше, и запас энергии пополнится.
2. Проявляйте интерес
Старайтесь быть на виду, светиться везде и вообще числиться в передовиках производства. Громко задавайте вопросы, интересуйтесь мелочами, подмечайте нюансы. Продемонстрировать свою компетентность несложно — достаточно просто уточнить:
Подобные задачи были раньше? Есть ли у вас примеры? Покажите результаты.
В каком формате вы хотите получить результат? У вас есть шаблон ответа?
Есть кто-то, с кем я мог бы это обсудить, чтобы не отвлекать вас и лучше понять задачу?
Заказчик или начальник определённо впечатлится вашей активностью и неравнодушности к проекту. А ведь вы просто искали готовое решение, но сделали это красиво и всех поразили. Это важно.
3. Светитесь и делитесь
В каждом офисе есть люди, которые молча делают свою работу. Они скрупулёзно добиваются нужных результатов, но ведут себя тихо и вообще не отсвечивают. А есть те, кто любую новость, даже самую незначительную, презентуют как нечто невероятное. Они могут одинаково эффектно рассказать о перевыполнении плана и смене поставщика воды для кулеров. Они выходят за рамки своих обязанностей и по-особенному вовлечены в процесс. Поэтому им можно простить небольшие огрехи — человек же всё делает на благо компании. Конечно, не стоит перегибать палку и каждую минуту сообщать начальству о своих достижениях, но кое-что сделать будет точно полезно:
Поднимайте вопросы о чём-то очевидном, но о чём все молчат.
Предлагайте какие-то мероприятия для сплочённости команды.
Делайте рассылку итогов недели по пятницам.
4. Думайте о большем
Работодатели привыкли, что сотрудников интересует только их зарплата и возможность уйти с работы пораньше. Но если вы будете вести себя так, словно вы — партнёр, то приятно удивите своё начальство. Задавайте вопросы о масштабировании, предлагайте новых поставщиков, интересуйтесь ROI и другими страшными аббревиатурами, которые в ходу в вашем офисе. И если работодателям понравится такое ваше поведение, то заказчики и клиенты будут просто в восторге, что кого-то интересуют не только их деньги, но и их проект, и что кто-то действительно хочет помочь сделать лучше.
5. Станьте сопричастным
Вы удивитесь, но простая замена «ты» на «мы» может существенно изменить уровень вашего дохода и отношения к вам на работе. Здесь главное — улучить подходящий момент, чтобы отметить свою сопричастность компании. Можно «случайно» оговориться и вставить такие слова, как:
наш продукт,
наша прибыль,
наши успехи и пр.
Важно! Не используйте такие заезженные фразы, как «наша компания» или «наша команда». На них никто не обратит внимания. Если вы всё сделаете правильно, то ответственные за ваш карьерный успех люди поймут, что вы готовы вложить в работу и время, и навыки, и душу. А значит, вас надо беречь и лелеять.
6. Будьте незаменимым
Создайте себе правильную репутацию. Беритесь за самые сложные дела, не бойтесь их. Да, риск провалиться может быть и выше, но так и планка высока. Потом можно сказать, что цель была слишком амбициозная, но вы получили уникальный опыт и понимаете, как в дальнейшем справляться с такой ситуацией. Соглашайтесь на неприятную работу, которой все сторонятся. Часть её можно будет делегировать коллегам или фрилансерам через биржи. Но зато все будут видеть, что это вы приняли удар, взяли на себя то, чего никто не хотел брать. Это поможет вам быстро стать узнаваемым и почитаемым человеком.
7. Будьте доступны
Крупные бренды обещают своим клиентам круглосуточную поддержку семь дней в неделю. Это работает и на личном бренде. Будьте всегда на связи. Отвечайте на сообщения моментально. Пусть все думают, что вы тот ещё робот. «А как и когда тогда жить?» — спросите вы. Просто не бросайтесь на выполнение задачи моментально. Наверняка у вас в жизни были случаи, когда сделанное оказывалось никому не нужно. Включайте здравый смысл и помните про принцип 3 гвоздей. Когда получаете задачу, не глядя помещаете в конверт и вешаете на первый гвоздь. Спрашивают о готовности? На второй гвоздь. Сроки горят, крики? На третий гвоздь. Уже толпа с факелами под окнами? Ладно, пора глянуть, чего же там хотели. Конечно, это шутка, но фишка в том, что часто задачи могут не дойти даже до второго гвоздя. Все слишком быстро меняется. Дело, порученное сегодня, завтра может стать неактуальным, а послезавтра и вовсе вредным. И если есть какие-то сомнения, имеет смысл повременить.
Практика
А теперь давайте проверим, получилось ли у вас чуть перестроить мышление, чтобы снизить рабочую нагрузку. Итак, ситуация: Звонок в два часа ночи с просьбой подготовить к утру презентацию по какой-то несусветно сложной теме. И вроде как это даже не ваша компетенция. Как вы отреагируете? Неправильная реакция: Вы вообще видели, который час? Зачем вы звоните мне! Это не моя специальность. Тут работы на месяц! Правильная реакция: Рад вас слышать! Интересная задача, рад буду её выполнить. Только нам тут понадобится дополнительная информация. Сможете запросить данные? И я думаю, нам потребуется ещё консультация смежного отдела. Я, конечно, могу всё это сделать, но боюсь, что к утру не успею. Все, кроме нас, спят… Понимаете разницу? Первая реакция вызывает негативные эмоции у звонящего, а вторая — удивление и восторг. Да, всё это утрированно, но главное — понять, что одну и ту же ситуацию можно использовать по-разному. И не забывайте о том, что если действовать как очень ценный профессионал, то вы и не заметите, как им станете. Ну а расширить свои компетенции и получить готовые инструменты для оптимизации своей работы вы всегда можете на наших Директорских курсах.