Закупки – один из наиболее важных процессов для функционирования бизнеса, оказывающий непосредственное влияние на стратегию, операционную деятельность и процессы управления рисками. Внутренний аудит, в свою очередь, является ключевым игроком данного процесса, предоставляя со своей стороны разумную гарантию того, что закупочные процедуры способствуют конкуренции, объективности и свободному доступу поставщиков к закупкам.
Внутренний аудит также несет ответственность за своевременное выявление сомнительных транзакций, информирование о них и предоставление рекомендаций по усилению системы внутреннего контроля. Внутренние аудиторы должны знать индикаторы, указывающие на недобросовестное проведение закупок, которое может привести к существенным финансовым потерям компании. Данные индикаторы могут подсказать внутренним аудиторам, с каким из четырех видов мошенничества они столкнулись, и помочь им сформулировать рекомендации, которые бы предотвращали такие ситуации в будущем.
Сговор поставщиков
Для того, чтобы избежать необходимости конкурировать друг с другом, или же с целью завышения цены товаров и услуг, потенциальные поставщики могут вступать в сговор друг с другом – в попытке обойти прозрачные закупочные процедуры. В результате, закупающая организация утрачивает свое право на честную и конкурентную цену. Внутренние аудиторы со своей стороны должны знать и понимать возможные схемы сговора поставщиков.
Комплементарные предложения (комплементарное участие в торгах). В попытке повлиять на цену контракта, а также на выбор победителя тендера, потенциальные поставщики могут намеренно предоставлять фиктивные заявки. Такие заявки, как правило, имеют завышенную цену, что не позволяет принять их, либо они могут предлагать конкурентную цену, но не соответствовать другим критериям, предъявляемым к данной закупке, либо они могут содержать специальные условия, заведомо неприемлемые для покупателя.
Ротация поставщиков. Вместо того, чтобы участвовать в закупках на конкурсной основе, два и более потенциальных поставщика могут договориться о разделе закупок между собой. В таком случае каждый участник получает часть закупок компании.
Например, поставщики А, Б и В участвуют в торгах по трем разным лотам. Они договариваются, что поставщик А даст наименьшую цену по первому лоту, поставщик Б – по второму, а поставщик В – по третьему. Таким образом, ни один из поставщиков не получает все три лота, но каждый получает свою часть. При этом они могут также договориться и об искусственном завышении цены договора. Часто бывает так, что проигравшие поставщики выбираются в качестве субподрядчиков победившего подрядчика для обеспечения притока денежных средств в ожидании выигрыша по следующему тендеру.
Сдерживание конкуренции. Данная ситуация возникает тогда, когда два или более поставщика договариваются о том, что один или несколько из них воздержатся от предоставления заявки (коммерческого предложения). Они также могут отозвать ранее поданные предложения с целью обеспечения выбора покупателем желаемого предложения.
Раздел рынка. Потенциальные поставщики, путем сговора, могут поделить рынок в соответствии с различными критериями – такими как географическое положение или же определенные сегменты. Компании, отвечающие одним и тем же критериям, не будут конкурировать между собой, наоборот, они могут предоставлять комплементарные предложения или же договориться о правилах ротации. Раздел рынка можно также осуществлять с помощью подставных компаний (или компаний-однодневок), используемых для подачи фиктивных предложений. Это позволяет реальным компаниям добиться завышения цены, так как фиктивные предложения сформулированы таким образом, чтобы обосновать завышенную цену, предложенную реальным участником.
Для того, чтобы определить данный тип сговора, внутренним аудиторам следует обратить внимание на некоторые особенности поведения поставщиков. Например, регулярная подача завышенных предложений поставщиками, несоответствующими квалификационным требованиям, при полном отсутствии предложений от поставщиков, которые этим требованиям соответствуют. Или же использование победителем тендера проигравших поставщиков в качестве субподрядчиков, а также заведомо некачественная подготовка предложений, обрекающая их на провал.
Сговор между поставщиком и работниками компании-покупателя
Поставщик может предпринять попытку получить преимущество в ходе закупочного процесса посредством предложения взяток и подарков работникам компании-покупателя или же через иные представительские расходы, что в итоге приводит к завышению цены покупки посредством применения различных схем.
Обоснование потребности. Работник компании-покупателя, являющийся участником мошеннической схемы, может завысить качественно или количественно фактическую потребность в товарах или услугах и убедить своего непосредственного руководителя в обоснованности данной потребности.
Внутренним аудиторам необходимо обращать внимание на типовые признаки возможного сговора. Например, обоснование потребности может быть недостаточно проработанным или же не должным образом документально оформлено. Также есть вероятность, что альтернативные поставщики не были рассмотрены, что в итоге может привести к формированию практики постоянных закупок у единственного поставщика. Техническая спецификация к закупке может быть составлена таким образом, что только избранные поставщики смогут ей соответствовать, а также возможно проведение закупок без оформления приемочных документов. Внутренние аудиторы также могут встретить такие ситуации, как наличие избыточного уровня запасов на складе или же обоснование избыточного объема закупок значительными объемами списаний.
Формирование (подгонка) закупок под конкретного поставщика. В данной ситуации, работник компании-покупателя, являющийся участником мошеннической схемы, подготавливает техническую спецификацию таким образом, чтобы она подходила под конкретного поставщика и исключала возможность для участия конкурентов. Требования технической спецификации могут быть либо слишком узкими и «заточенными» под конкретного поставщика, либо, наоборот, слишком широкими, чтобы обеспечить допуск того поставщика, который бы при других условиях был бы дисквалифицирован, либо вообще неконкретными, что позволит победителю впоследствии увеличить стоимость договора путем заключения дополнительных соглашений.
Выявить подобные схемы помогут такие индикаторы как наличие слабого контроля за процессом проведения тендера, получение небольшого количества откликов на предложения об участии в закупке, отсутствие процедуры повторного проведения тендера в случае участия меньшего количества претендентов, чем установленный минимум, либо же значительное количество договоров, заключенных с одним и тем же поставщиком. Также возможна ситуация, когда тендерная документация не содержит четких требований относительно того, какую информацию, куда и когда необходимо предоставить, либо же техническая спецификация на закупаемые товары или услуги слишком узкая или, наоборот, слишком широкая. Подгонка закупок под конкретного поставщика часто сопровождается большим количеством дополнительных соглашений к договору после его заключения.
Манипулирование коммерческими предложениями. Работник компании-покупателя, являющийся участником мошеннической схемы, может предпринять попытку искажения информации, представленной в коммерческих предложениях, путем досрочного вскрытия коммерческих предложений, предоставления необоснованной отсрочки вскрытия коммерческих предложений, утери коммерческих предложений, принятия коммерческих предложений, поданных с опозданием, фальсификации реестра поданных заявок или внесения изменений в полученные предложения. Чаще всего используется практика ограничения срока подачи заявок, с той целью, чтобы только те компании, которые знали о тендере заранее, смогли в них уложиться. Также может использоваться практика отклонения предложений по необоснованным причинам, формальным признакам или из-за незначительных ошибок.
Дробление закупок. При использовании данного метода происходит дробление большого проекта на несколько более мелких частей, не превышающих порог, свыше которого проведение конкурентной закупки является обязательным. Таким образом, некоторые или даже все компоненты проекта передаются тому поставщику, с которым есть сговор. Внутренним аудиторам необходимо отслеживать примеры многократных, похожих или даже идентичных закупок у одного и того же контрагента, а также случаи необоснованного деления закупки на лоты с суммами чуть ниже установленного порога согласования или же порога проведения конкурентной закупки. Процесс дробления закупок может дополнительно сопровождаться последующими манипуляциями, связанными с корректировкой договора посредством заключения дополнительных соглашений.
Необоснованные закупки у единственного поставщика. Работник компании-покупателя, являющийся участником мошеннической схемы, может использовать неконкурентные закупки для исключения конкуренции и передачи договоров необходимым подрядчикам. Как правило обоснованием закупки у единственного поставщика является тот факт, что конкретная продукция доступна только у конкретного поставщика. Также обоснованием может служить срочность закупки, не оставляющая времени для проведения конкурсной процедуры, либо ситуация, при которой в результате изучения рынка проведение тендера было признано нецелесообразным.
Очевидными признаками использования данного типа мошенничества является частое проведение закупок у единственного поставщика – часто одного и того же – либо заявки на закупку у единственного поставщика тех товаров или услуг, рынок которых является конкурентным. Зачастую персонал закупочного подразделения не хранит протоколы пред-тендерных встреч или же не запрашивает необходимые данные по обоснованию проведения закупки у единственного поставщика. Еще раз повторим, необходимость закупки у единственного поставщика может быть некорректно обоснована, либо такая закупка может быть авторизована работником, не имеющим на это полномочий.
Схемы согласованного ценообразования по контракту
Согласованные контракты чаще встречаются в обстоятельствах, когда условия не способствуют проведению конкурентных закрытых торгов. При использовании данного метода заключения сделки допускается проведение переговоров между компанией-покупателем и потенциальными подрядчиками. Подрядчики направляют компании ценовые предложения, включая достигнутые договоренности по скидкам. Некоторые подрядчики могут намеренно предоставить некорректные данные по цене с целью ее завышения.
Внутренние аудиторы должны обращать внимание на случаи предоставления подрядчиками некорректной или неполной информации, обосновывающей ценовое предложение. В некоторых случаях подрядчик может задержать предоставление подтверждающих документов, обосновывающих ценовое предложение, которое, в свою очередь, может не соответствовать фактическим ценам или же быть устаревшим (неактуальным). Также возможны случаи, когда подрядчик не включает в договор согласованные ранее скидки или иные компенсации, либо включает в цену завышенный уровень рентабельности. Бывают случаи, когда подрядчик в процессе исполнения договорных обязательств использует не тех поставщиков и субподрядчиков, которые были заявлены в коммерческом предложении. Такая же ситуация возможна и с материалами, когда фактически используемые материалы не соответствуют заявленным в предложении.
Схемы, применяемые после заключения договора
Случаи мошенничества после заключения договора в основном встречаются в таких областях как контроль исполнения договорных обязательств и расчеты с поставщиками. Значительное число компаний используют электронные системы управления кредиторской задолженностью с ключевыми контролями в таких областях как разграничение полномочий в части формирования заявки на закупку, заказа поставщику, приемки товара и услуг и авторизации платежей. Мошеннические схемы, в данном случае, создаются при участии работников компании и имеют своей целью обойти установленные в компании контрольные процедуры.
Поставка несоответствующих товаров или услуг. В данном случае поставщик намеренно поставляет товары или услуги, которые не соответствуют заявленным в договоре требованиям, заменяя их на более дешевые или менее качественные. Одним из индикаторов, на которые внутренние аудиторы должны обратить внимание, является высокий процент возврата, связанный с несоответствием согласованным спецификациям. Другой признак — это отсутствие или предоставление поддельных сертификатов на продукцию, либо же предоставление сертификатов соответствия, подписанных работником, в чьи функции не входит осуществление контроля качества. Поставщики не должны обладать правом выбора тех товаров, которые используются для целей контроля качества, а также не должны готовить товары для проверки или же проводить собственный контроль качества с использованием своего персонала и оборудования.
Манипуляции с дополнительными соглашениями. Дополнительные соглашения к договорам представляют собой письменные соглашения между компанией-покупателем и поставщиком, вносящие изменения в условия ранее заключенного договора. Это способ мошенничества, при котором договор заключается с подрядчиком, предложившим низкую цену, но затем цена договора увеличивается посредством заключения дополнительных соглашений. Заключение дополнительных соглашений обычно привлекает меньшее внимание, нежели заключение исходного договора, что делает этот процесс более уязвимым с точки зрения нарушения закупочных процедур с целью получения личной выгоды.
Использование мошеннических схем, связанных с манипуляциями с дополнительными соглашениями, обычно происходит на фоне наличия неэффективной системы внутреннего контроля, что в свою очередь затрудняет работу менеджмента в части контроля обоснованности заключаемых дополнительных соглашений. Обычно работники закупочного подразделения находят множество объяснений для заключения дополнительных соглашений. Это может быть необходимость замены более дорогих аналогов, недоступность материала или оборудования, изменение цены и уровень инфляции. Обычно увеличение стоимости, объема работ или срока действия договора происходит по одно и той же схеме. Внутренние аудиторы также должны обращать пристальное внимание на дополнительные соглашения, продвигающие интересы конкретного контрагента.
Необоснованное перевыставление расходов. При использовании данной схемы мошенничества поставщик выставляет компании-покупателю необоснованные или недопустимые расходы. Контрагент также может выставлять расходы, которые могут не относиться – прямо или косвенно – к договору или же может выставлять некорректные расходы на ведение бухгалтерского учета или расходы, связанные с трудозатратами или использованием материалов. Внутренние аудиторы всегда должны обращать внимание на отсутствие надлежащего расчета, подтверждающего обоснованность затрат, выставленных компании-покупателю. В некоторых случаях сметные расчеты могут не соответствовать фактически выставляемым суммам или же контрагент может использовать неактуальные нормативы.
Меры противодействия
Внутренние аудиторы должны всегда с большим вниманием изучать те причины, с помощью которых персонал и менеджмент компаний обосновывают нарушения установленных политик и процедур. В конце концов принятие мер по предотвращению мошенничества и минимизации закупочных рисков является прямой обязанностью менеджмента компании. Это достигается путем внедрения систем анализа данных, усилением первых двух линий защиты, повышением осведомленности и уровня профессиональной подготовки персонала – для выявления слабых мест закупочного процесса. Главной целью при этом должно являться повышение уровня корпоративной культуры с тем, чтобы случаи неэтичного поведения выявлялись на ранних стадиях и оперативно устранялись.