Бизнес каждый день сталкивается с новыми вызовами и трудностями.
Более того, если проблем нет, это должно вас как руководителя серьёзно насторожить: скорее всего, вы не знаете настоящего положения дел. И, соответственно, не можете что-то исправить в моменте.
Вопросы надо решать, причём быстро и эффективно. А для этого необходимы подходящие инструменты.
Базовый подход к решению любых проблем — это:
планирование - действие - контроль - воздействие.
На этом цикле основываются все методы.
Универсально! Доска решения проблем
Перегорела лампочка, прорвало батарею. Такие вопросы в принципе легко решить, и здесь нужны простые и быстрые подходы.
Например, доска решения проблем. Называется так потому, что вы используете что-то — тот же флипчарт или ватман — для зарисовок, надписей, стикеров по визуализации проблемы.
Здесь можно вести учёт спорных моментов, фиксировать предложения, отслеживать их выполнение и отмечать цветными магнитами статус.
Обратите внимание: если вы перенесёте работу в общий файл, то сможете впоследствии возвращаться к этой истории, чтобы, к примеру, добавить схему действий в инструкцию для сотрудников.
Сложные проблемы
Если дело не решается с наскока — попробуйте продвинутые инструменты.
Отчёт по проблемам формата А3
Вытекает из предыдущего варианта, но имеет свои особенности.
Формат А3 позволяет компактно зафиксировать информацию по проблеме, проанализировать её причины, спланировать деятельность по устранению этих причин и проконтролировать выполнение.
К тому же он вносит дополнительное ограничение — размер используемого поля, что настраивает мозг на большую систематизацию.
На поле А3 мы визуализируем 6 блоков:
- Описание проблемы
- Описание цели в работе с проблемой
- Анализ проблемы
- Выбор решений
- Планирование действий
- Контроль исполнения и корректировки
Первые три размещаются слева — они о самой проблеме. Справа — оставшиеся 3 о её решении.
Давайте остановимся на важных моментах подробнее.
1. Опишите проблемы
Зафиксируйте отклонения, с которыми столкнулись. Не жалейте на это времени. Мы привыкли действовать быстро, но важно не сорваться реализовывать первое же решение.
Отчет А3 побуждает докопаться до первопричины: что происходит, где это случается, кто с этим сталкивается, как часто, какие симптомы есть у такого негативного явления, кто участники, от кого получим информацию.
Ответы на вопросы нужно подкрепить цифрами и другой конкретной информацией.
Например, проблема в том, что не достигается цель. Возможны варианты:
- Мы не достигаем цель. Насколько, например, 5 км или 10 кг?
- Или цель достигается, но теперь нужна более высокая цель: кто требует других результатов, насколько он на нас влияет и адекватно понимает ситуацию?
- Цель достигается, но не постоянно: насколько эта ситуация критична для бизнеса?
Здесь хорошо работают графики, диаграммы или блок-схемы, которые компактно и наглядно показывают информацию.
2. Опишите цели
Пользуемся технологией SMART.
Цель должна быть конкретной, измеримой, достижимой, актуальной и определенной во времени. Эти пять критериев нужно выдержать при формулировке, тогда станет понятно, что и когда мы хотим достичь в итоге.
3. Проанализируйте проблему
Типичная черта российского менеджмента — слабый, недостаточно глубокий анализ проблемы. Последствиями становятся не самые выгодные решения и затягивание проектов.
Также часто руководители борются с видимой проблемой, то есть только с верхушкой айсберга. А глубинные причины остаются без внимания.
Чтобы докопаться до истины, используйте инструмент "Рыбья кость" (она же диаграмма Исикавы).
В голове рыбы лежит проблема, которую мы в дальнейшем анализируем.
На первом шаге вы собираете все возможные причины её появления в формате мозгового штурма. Затем группируете их «по костям».
Теперь нужно понять, какие они, насколько важны, существенно или нет их влияние в той ситуации, с которой мы столкнулись. И нужно выбрать одну или две, с которыми мы будем работать здесь и сейчас.
То есть второй шаг — сделать выбор, какая первопричина у нас основная.
Как эти истоки проблем искать и компоновать?
1) Для этого существуют подсказки по типичным узким местам:
8П: продукт, процессы, персонал, площадка, продвижение, оплата, политики, процедуры.
4С: среда, сырье, системы, способности.
2) Ещё один, простой в применении и полезный инструмент, — диаграмма «5 почему».
Выясняя причину, задайте вопрос “Почему?” Например, почему происходит то или иное действие? Потому что. А почему?
Считается, что настоящий ответ выплывает на 3-м или 4-м вопросе.
4. Выберите решение
Когда мы докопались до первопричины проблемы, становится понятно, что тут можно сделать. И решения могут быть разными.
Выберем для себя критерии их оценки, потому что при ограниченном бюджете мы не сможем реализовать их все. Как минимум оцениваем:
- влияние (насколько сильны будут перемены к лучшему в случае реализации);
- уверенность (сработает?);
- простота (чего вам будет это стоить?).
5. Составьте план действий
Составьте список задач, распределите их между сотрудниками, пропишите результаты и сроки. И…
6. Контролируйте и корректируйте
Нужно заранее установить точки контроля, следовательно, этот шаг будет заполняться постепенно во время работы, а не один раз в самом её конце.
Если результаты не устраивают, у вас есть возможность откорректировать процесс или вернуться на один из предыдущих шагов, чтобы уточнить ситуацию.
***
Статья подготовлена по материалам вебинара «Новые стратегии в управлении». Выбирайте своё направление и приходите на бесплатные встречи с экспертами, чтобы быть в курсе современных решений в бизнесе и карьере. Развивайтесь вместе с нами!
Автор: Ирина Иткинд
Источник: https://e-mba.ru/knowledge-base
Источник: https://e-mba.ru/knowledge-base